En enkel, automatisert refusjonsordning gjør det problemfritt for ansatte å lade firmabilen hjemme.
Stadig flere bedrifter elektrifiserer bilparken sin, og ansatte med elbil som firmabil lader naturligvis og forhåpentligvis ofte hjemme. For deg som arbeidsgiver betyr dette at strømforbruket må refunderes på en rettferdig og effektiv måte. Men hva bør du se etter når du skal automatisere refusjon av hjemmelading for dine ansatte? Her er fem viktige ting å huske på – som sikrer at både bedriften og de ansatte får en enkel, korrekt og lønnsom løsning.
1. Direkte utbetaling til ansatte – med smidig fakturering i etterkant
En av de viktigste faktorene er at leverandøren kan håndtere selve refusjonsutbetalingen direkte til de ansatte. Ikke alle løsninger tilbyr dette, og da ender bedriften opp med ekstra administrasjon via lønn eller manuelle utlegg. Velger du en løsning der ansatte får refundert strømkostnadene direkte fra leverandøren, slipper både HR og regnskap den tunge jobben med å utbetale individuelt til hver ansatt. Det betyr også at de ansatte aldri må legge ut av egen lomme, siden de får pengene på forhånd før strømregningen forfaller. Resultatet er fornøyde ansatte og minimal administrativ byrde for bedriften.
I tillegg bør leverandøren tilby fleksible faktureringsløsninger for bedriften. Ideelt sett sender leverandøren én samlefaktura i måneden for all hjemmelading – enten direkte til bedriften eller til deres leasingselskap dersom firmabilene administreres via leasing. Da integreres ladeutgiftene sømløst i bedriftens eller leasingselskapets bilregnskap, på samme måte som drivstoffkort fungerer. Ansatte betaler ingenting ved lading; systemet logger forbruket automatisk (gjerne ved bruk av en egen ladebrikke eller app for firmabilen) og sørger for at kun firmabilens lading refunderes. Alt skjer i bakgrunnen, slik at både ansatte og ledelse slipper ekstra arbeid.
2. Nøyaktig prisberegning med eksakt spotpris (og strømstøtte)
Strømprisene varierer time for time, og en god refusjonsløsning må ta hensyn til dette. Sørg for at løsningen bruker eksakte timepriser (spotpris fra strømbørsen, eller avtalt fastpris) i beregningen fremfor måneds- eller ukepriser. Dette sikrer at refusjonen blir helt korrekt i forhold til faktisk forbruk og pris. Systemet bør logge nøyaktig kWh per ladeøkt og automatisk hente inn gjeldende spotpris for de timene det ble ladet – inkludert eventuelle justeringer som myndighetenes strømstøtte. I tillegg må leverandøren kunne refundere en pris pr kWh for nettleien, avgifter og eventuelle påslag fra strømleverandøren. Da betaler ikke bedriften for mye, og den ansatte får dekket akkurat det ladingen kostet (etter fratrekk for strømstøtte), verken mer eller mindre. En slik nøyaktig beregning eliminerer feil og uenigheter, og er også viktig for at refusjonen skal være skattefri og dokumentert i henhold til myndighetenes krav. (Bonus: Noen løsninger tilbyr også “utsatt start av lading” som gjør at ladingen kan startes på et bestemt tidspunkt. Dette kan ytterligere redusere kostnadene.
3. Dekning av kapasitetsledd og effekttariff
Ikke glem de «nye» nettleie-modellene! Strømregningen handler nemlig ikke bare om antall kilowattimer – kapasitetsleddet (effekttariff) har blitt en voksende del av kostnaden for mange husholdninger. Når en ansatt lader firmabilen hjemme, kan dette øke effekt-toppene i husstanden og dermed utløse et høyere kapasitetsledd på strømregningen. Hvis refusjonsløsningen kun dekker selve energiforbruket (kWh), risikerer ansatte å sitte igjen med ekstra nettleiekostnader. Velg derfor en løsning som også beregner og refunderer økningen i kapasitetstrinn for den ansatte. På den måten slipper ansatte å tape penger på å lade firmabilen hjemme, og dere som arbeidsgiver får en komplett og rettferdig refusjonsordning der både strømforbruk og nettleieøkning inngår. Ikke alle aktører tilbyr dette per i dag, så det er et klart fortrinn om leverandøren har støtte for kapasitetsledd-refusjon i systemet sitt.
4. Brukervennlig dashboard, full dokumentasjon
For å ha kontroll og oversikt bør løsningen inkludere et dashboard (admin-portal) der all data samles. Et godt dashboard gir bedriften komplett oversikt over alle ladeøkter og kostnader, slik at all dokumentasjon er på ett sted. Dette er gull verdt for økonomiavdelingen – man kan enkelt se hvem som har ladet, hvor mye, til hvilken pris, og at refusjonene stemmer. Det forenkler også rapportering og eventuelle revisjoner, siden full sporbarhet gjør at alt er i samsvar med Skatteetatens dokumentasjonskrav. I en god portal bør man kunne dykke ned på detaljnivå per lading, generere rapporter og eventuelt tilpasse visninger per avdeling, bil eller ansatt. Noen systemer lar deg til og med legge inn egne kostnadssteder eller ansattnumre på fakturalinjer, noe som gjør bokføring enda enklere. Sørg for at løsningen du velger har et brukervennlig dashboard som gir total kontroll og transparens – da sparer dere enda mer tid og unngår rot med Excel-ark og manuelle notater.
5. Miljørapportering og bærekraftsfokus
Mange bedrifter ønsker å synliggjøre miljøgevinsten ved overgang til elbil. Velger du en smart løsning, kan denne også hjelpe dere med miljørapportering. For eksempel kan systemet automatisk beregne og vise hvor mye CO₂-utslipp dere har spart på at ansatte lader en elbil i stedet for å fylle fossil drivstoff. Laddel sin løsning inkluderer et slikt miljøregnskap i dashboardet – med oversikt over redusert CO₂-utslipp som kan brukes i bedriftens klimaregnskap. Dette er ikke bare motiverende internt, men også nyttig i anbudsprosesser der bærekraftpoeng vektlegges. En refusjonsløsning med innebygd miljørapportering gir dere tallene dere trenger for å dokumentere deres grønne initiativ på en enkel måte. (Ekstra pluss får dere om samme system kan integreres med lading på arbeidsplassen og samle all ladebruk i én rapport. Da kan dere se total miljøeffekt av både hjemme- og jobb-lading i samme portal.)
Laddels dashboard gir full oversikt over ladehistorikk, kostnader og miljøeffekt. Her vises for eksempel totalt redusert CO₂-utslipp (f.eks. «50 tonn CO₂») som følge av elbil-lading i stedet for fossilt drivstoff.
Laddels dashboard gir full oversikt over ladehistorikk, kostnader og miljøeffekt. Her vises for eksempel totalt redusert CO₂-utslipp («50 tonn CO₂») som følge av elbil-lading.
Oppsummering
Når dere skal automatisere refusjon av hjemmelading for firmabiler, bør dere altså velge en løsning som dekker alle punktene over. Den ideelle løsningen utbetaler refunderingen direkte til de ansatte (leverandøren tar seg av utbetalingen), håndterer faktureringen enkelt med én samlet faktura til bedrift eller leasingselskap, beregner kostnadene nøyaktig basert på time-for-time spotpris (og inkluderer strømstøtte), tar høyde for kapasitetsledd, tilbyr et oversiktlig dashboard med all dokumentasjon (i tråd med regelverket og personvern), og gjerne også rapporterer miljøgevinsten av hjemmelading. Med en slik løsning sparer dere både tid og penger, unngår feil og frustrasjon, og gjør det enklere for ansatte å kjøre elektrisk firmabil.
Laddel tilbyr alt dette i én pakke. Uansett om dere eier bilene selv eller bruker et leasingselskap, sørger vi for at hjemmelading blir sømløst integrert i bedriftens rutiner – uten ekstra arbeid for dere. Kontakt oss gjerne i dag for en uforpliktende prat eller demo, og oppdag hvordan en automatisert refusjonsordning kan gjøre hverdagen enklere for både ansatte og arbeidsgiver! På vår nettside kan du også lese mer om løsningen og komme i gang når det passer dere.
Klar for å forenkle hjemmelading?
Kontakt oss i dag – vi setter opp en uforpliktende demo,
👉 Les mer om løsningen vår her
👉 Eller book en demo